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Saiba como organizar os processos internos de um escritório de advocacia

Saiba como organizar os processos internos de um escritório de advocacia

Organizar os processos internos de um escritório de advocacia e ter controle sobre eles é um processo  uma atividade que exige bastante cuidado, atenção, porém é e é essencial para manter o andamento do trabalho e o aumento da produtividade.

Toda empresa possui processos internos que precisam ser gerenciados e melhorados constantemente, e a forma como  eles são conduzidos pode fazer a diferença no sucesso ou fracasso do negócio.

Por isso, preparamos um guia para você entender como organizar os processos internos do escritório e aprender mais sobre gestão da empresa.

Continue a leitura para saber mais!

Sobre gestão de processos…

Também conhecida como Business Process Management (BPM), a gestão de processos nada mais é do que administrar atividades que ocorrem em uma empresa. É bem comum que haja o envolvimento de vários setores durante os procedimentos operacionais, monitoramento e controle na gestão. em diversos procedimentos operacionais e no controle dos mesmos. 

Em um escritório de advocacia existe uma diversidade de departamentos, pois além dos advogados, existe o administrativo, o atendimento, o comercial e o marketing. Então, é importante que todos esses setores se comuniquem e troquem experiências para ajudar no processo. em algum momento. 

Dessa forma, é possível reduzir as etapas desnecessárias, aumentar a produtividade e repensar alguns métodos.

Se engana quem pensa que esse é um processo que deve ser apenas realizado em empresas de grande porte, pois na verdade é recomendado para todos os tipos de negócio, até aqueles que não são multidisciplinares. 

Os benefícios vão desde a melhora de resultados através do controle  até o aumento de produtividade da empresa.  

Por que isso é importante para um escritório de advocacia? 

 Com uma administração de processos, sua empresa consegue se equiparar e até superar os concorrentes. A área de Direito está cada vez mais competitiva, e por isso é importante se mostrar relevante e se destacar na organização. 

Ao adotar algumas práticas de gerenciamento de procedimentos para oferecer serviços melhores, você cria um diferencial competitivo, visto que manter os processos gerenciados impede que você e seus clientes enfrentem situações desagradáveis.

Como organizar os processos internos do escritório de advocacia?

Agora que entendemos o que é a gestão de processos e a importância disso nos escritórios de advocacia, é muito importante entender como implementar essa gestão.  Confira as nossas dicas!

 

Mapeie os processos

Comece mapeando os processos internos do escritório. É importante listar todas as atividades de cada equipe, afinal é essencial ter uma visão geral, né? 

Dessa forma, você pode entender e estudar melhor cada processo, e pensar em como melhorar.  Vejamos um processo como exemplo: 

atendimento ao cliente —> recolhimento de dados —>Inclusão de dados no sistema —> Consulta e avaliação com o advogado —> Cobrança

Dentro de cada fase temos micro processos que podem ser repensados. Como é feito esse atendimento ao cliente? Em qual sistema os dados são alocados?

É essencial incluir descrições das tarefas para que os responsáveis por cada etapa fiquem cientes de todo o processo e não ocorra divergências.  

Apesar de cada escritório ter um funcionamento diferente, é importante detalhar os processos para deixá-los da forma mais completa e passível de melhorias. 

Realize melhorias 

Nessa etapa, é importante entender o que está funcionando bem e que está ou não gerando resultados. 

Pense no que pode ser cortado, ajustado ou incluído. Para isso, você pode elaborar um fluxograma para visualizar o quadro geral da gestão do seu escritório.

Coloque tudo em prática

Uma vez que você sinalizou tudo que precisa ser feito, é importante que você faça um cronograma para organizar o momento certo de cada mudança. Afinal, não adianta querer correr com o processo de ajuste e não realizar as mudanças de forma correta, não é? 

Com um cronograma, os colaboradores conseguem fornecer a atenção necessária para uma mudança cuidadosa e bem pensada. 

Defina indicadores

Os indicadores são importantes para poder avaliar corretamente o andamento de qualquer processo. Dessa forma, você deve utilizá-los para avaliar os números e definir se os resultados obtidos foram satisfatórios.