Saiba como organizar os processos internos de um escritório de advocacia

Organizar os processos internos de um escritório de advocacia e ter controle sobre eles é um processo, uma atividade que exige bastante cuidado, atenção, porém é e é essencial para manter o andamento do trabalho e o aumento da produtividade.

Toda empresa possui processos internos que precisam ser gerenciados e melhorados constantemente, e a forma como  eles são conduzidos pode fazer a diferença no sucesso ou fracasso do negócio.

Por isso, preparamos um guia para você entender como organizar os processos internos do escritório e aprender mais sobre gestão da empresa.

Continue a leitura para saber mais!

Sobre gestão de processos…

Também conhecida como Business Process Management (BPM), a gestão de processos nada mais é do que administrar atividades que ocorrem em uma empresa. É bem comum que haja o envolvimento de vários setores durante os procedimentos operacionais, monitoramento e controle na gestão. em diversos procedimentos operacionais e no controle dos mesmos. 

Em um escritório de advocacia existe uma diversidade de departamentos, pois além dos advogados, existe o administrativo, o atendimento, o comercial e o marketing. Então, é importante que todos esses setores se comuniquem e troquem experiências para ajudar no processo. em algum momento. 

Dessa forma, é possível reduzir as etapas desnecessárias, aumentar a produtividade e repensar alguns métodos.

Se engana quem pensa que esse é um processo que deve ser apenas realizado em empresas de grande porte, pois na verdade é recomendado para todos os tipos de negócio, até aqueles que não são multidisciplinares. 

Os benefícios vão desde a melhora de resultados através do controle  até o aumento de produtividade da empresa.  

Por que isso é importante para um escritório de advocacia? 

 Com uma administração de processos, sua empresa consegue se equiparar e até superar os concorrentes. A área de Direito está cada vez mais competitiva, e por isso é importante se mostrar relevante e se destacar na organização. 

Ao adotar algumas práticas de gerenciamento de procedimentos para oferecer serviços melhores, você cria um diferencial competitivo, visto que manter os processos gerenciados impede que você e seus clientes enfrentem situações desagradáveis.

Como organizar os processos internos do escritório de advocacia?

Agora que entendemos o que é a gestão de processos e a importância disso nos escritórios de advocacia, é muito importante entender como implementar essa gestão.  Confira as nossas dicas!

Mapeie os processos

Comece mapeando os processos internos do escritório. É importante listar todas as atividades de cada equipe, afinal é essencial ter uma visão geral, né? 

Dessa forma, você pode entender e estudar melhor cada processo, e pensar em como melhorar.  Vejamos um processo como exemplo: 

atendimento ao cliente —> recolhimento de dados —>Inclusão de dados no sistema —> Consulta e avaliação com o advogado —> Cobrança

Dentro de cada fase temos micro processos que podem ser repensados. Como é feito esse atendimento ao cliente? Em qual sistema os dados são alocados?

É essencial incluir descrições das tarefas para que os responsáveis por cada etapa fiquem cientes de todo o processo e não ocorra divergências.  

Apesar de cada escritório ter um funcionamento diferente, é importante detalhar os processos para deixá-los da forma mais completa e passível de melhorias. 

Realize melhorias 

Nessa etapa, é importante entender o que está funcionando bem e que está ou não gerando resultados. 

Pense no que pode ser cortado, ajustado ou incluído. Para isso, você pode elaborar um fluxograma para visualizar o quadro geral da gestão do seu escritório.

Coloque tudo em prática

Uma vez que você sinalizou tudo que precisa ser feito, é importante que você faça um cronograma para organizar o momento certo de cada mudança. Afinal, não adianta querer correr com o processo de ajuste e não realizar as mudanças de forma correta, não é? 

Com um cronograma, os colaboradores conseguem fornecer a atenção necessária para uma mudança cuidadosa e bem pensada. 

Defina indicadores

Os indicadores são importantes para poder avaliar corretamente o andamento de qualquer processo. Dessa forma, você deve utilizá-los para avaliar os números e definir se os resultados obtidos foram satisfatórios. 

Um exemplo disso pode ser o tempo de atendimento ao cliente, se seu objetivo era é reduzir esse  o tempo de atendimento, você pode verificar o tempo gasto em cada atendimento e desenvolver estratégias para aprimorar o atendimento com treinamentos para os colaboradores, revisão de etapas do processo e sistemas utilizados durante cada atendimento ao cliente.

Observe

Não é porque você realizou todas as mudanças que vai relaxar. Essa etapa é fundamental para monitorar tudo, porque é dessa forma que você vai validar suas alterações de processo. 

É aqui que você verifica se as mudanças estão funcionando, se são eficientes, se estão impedindo ou melhorando a produtividade.  Caso necessite, revise os processos para melhorá-los novamente.

Agora que você conferiu algumas dicas para organizar os processos internos do seu escritório de advocacia é só  entrar em contato conosco e ver como podemos te ajudar a  adotar esse processo também  no seu escritório de advocacia.  no seu negócio.

Esperamos por você,

Até a próxima!